Tilbudsskrivning

Tilbudsskrivning er både en sportsgren og et håndværk.   Især når det gælder salg til det offentlige er der rigtig mange regler og ’fælder’ at navigere i.  Det kan gøre det svært at få foden indenfor.  Vi har erfaring fra et utal af tilbud og kan hjælpe jer med succesfuldt at navigere i det offentlige marked og sikre, at I får mest ud af jeres indsats.  Nedenfor har samlet lidt af vore erfaringer om hvilke spørgsmål man bør stille sig og, som kan hjælpe jer i gang – og ellers står vi selvfølgelig klar til at hjælpe jer.

Tilbudsskrivning som håndværk

At skrive et vindende tilbud kræver mange ting, de vigtigste er:

• En tilbudsstrategi; Hvad skal vi byde med og hvorfor? Nøglespørgsmålene er her:
  • Har vi virkelig forstået, hvad kunden har brug for og hvad de efterspørger – og er det det samme? Mange virksomheder har faktisk svært ved at artikulere, hvad de har brug for på en måde så leverandørerne kan forstå det.
  • Hvad skal vi byde med? eks. skal vi byde med vore standardprodukter eller skal vi tilbyde et specialdesignet produkt?  Svaret kan være afgørende for om man vinder ordren.  Hvad er kunden prioriteter, præferencer og evalueringskriterier? – Har vi forstået det?

• En tilbudsplan; Hvordan får vi skrevet det vindende tilbud uden, at det lægger organisationen eller evt. produktionen ned i en periode? Nøglespørgsmålene er her;
  • Har vi planen? – At skrive tilbud er et projekt i sig selv og skal behandles som sådan. At skrive tilbud kan tage alt fra nogle få timer til mange tusinde timer – det kræver en plan.
  • Er planen forstået? – Har dem som skriver tilbuddet forstået og accepteret hvad strategien for tilbuddet er?
  • Har vi ressourcerne og kompetencerne? Ofte sidder ressourcer som ved mest om produkterne ikke i salgsafdelingen – de sidder i udviklingsafdelingen eller i produktionen – det kan være en udfordring.  Hvordan får vi guldkornene ind i tilbuddet?  Kan de folk har viden skrive, tegne, kommunikere så kunden bliver blæst bag over – og gider de?

• En god produktionsproces; Mange synes ikke at tilbudsskrivning er sjovt, men det er en nødvendighed. Hvad gør vi for at sikre at processen er effektiv og producerer vindende tilbud? – At blive nummer to er ofte at blive ’første-taber’, det er demotiverende og kan være spild af tid og ressourcer.

Tilbudsskrivning som sportsgren

For at vinde i sport gælder to ting.  Man skal være god, og man skal kende reglerne og udnytte dem til ens egen fordel.  For at være god kræver det træning og evner – begge dele kan læres.  ’Reglerne’ i tilbudsskrivning er forskellige fra tilbud til tilbud.  Der er dog grundregler man altid kan læne sig op ad.  For tilbud i privatregi er der meget få ’regler’ – det gælder om at overbevise kunden om at man har det rigtige produkt til den rigtige pris – på det rigtige tidspunkt.

For tilbud i offentligt regi er der til gengæld masser af formelle regler, som skal overholdes, men som kan vendes til ens fordel.  Udbudsloven, den danske implementering af EU’s regler på området, sætter spillereglerne for en meget stor del af offentlige indkøb i Danmark.  Den dikterer på det helt overordnede niveau ligebehandling og gennemsigtighed, men det har stort betydning for besvarelse af det konkrete udbudsmateriale.

Når udbuddet skal besvares, gælder det om at forstå de regler, som der spilles efter.  Hvad betyder det, når opdragsgiver stiller krav om ’X’, og hvordan besvarer vi det optimalt?  Og hvad hvis vi ikke kan leve op til kravene i udbudsmaterialet eller ikke er på den rigtige rammeaftale?  Er der veje rundt om det?  (Det er der ofte.)  Alt i alt er der rigtig mange muligheder for at optimere sit tilbud – uden at det nødvendigvis betyder, at man skal ændre på det produkt eller den pris man byder med.  Det handler om at kende ’systemet’ og forstå udbuddet.  Det er med udbud, ligesom i mange andre forhold helt i orden at gå til kanten af reglerne, så længe man ikke overtræder dem.  Erfarne tilbudsgivere ved det, og gør det.

Eksperterne

KERNETEAMET

Har du et spørgsmål?

KONTAKT OS HER